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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à stocker. Comment les classer et traiter de manière rapide et efficace ? Comment les entretenir pour les besoins ? Comment être certain que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 guidelines à prendre pour ne plus perdre de temps mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour correctement commencer, prenez le temps de vous y préparer.
L’acte de naissance prouve légalement l’état civil d’une personne. c’est pourquoi une copie entière ou un levé de cet acte sont sollicités pour de nombreuses démarches officielles comme un mariage, un divorce ou encore une demande ou un renouvellement de papiers d’identité. A qui doit-on s’adresser pour demander un levé d’acte de naissance ? Quelles sont les démarches pour l’obtenir ? L’acte d’arrivée sur terre est un document écrit officiel dont la forme et le contenu sont définis par la loi et qui démontre la naissance d’une personne. Il est signé par un officier de l’état civil qui certifie sa légalité. Toute naissance doit en effet être déclarée dans les trois jours après l’accouchement auprès du représentant de l’état civil de la commune du lieu de naissance.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la totalité de vos papiers papiers, c’est toutefois plus efficace ( et plus respectueux pour l’environnement ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
en cas d’ pile de papiers administratifs qui ne servent plus, la tentation de tout jeter définitivement est très forte. Cependant, il est important de savoir que de nombreux papiers doivent être conservés durant un délai prévu par la loi. pratiquement, on peut vous les demander à tout moment — et si vous les avez jetés, vous pouvez vous trouver dans une situation douce. En fonction de la nature du document, le délai de conservation n’est pas le même.
Idéalement, il est conseillé de procéder à un archivage de certains papiers au peu une fois par an. Les dossiers archivés sont rangés rigoureusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il est préférable d’utiliser une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en précision : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, bleu pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de manière complète ou par date ( par mois, puis par année ). Cela permet de faire facilement la nuance entre les documents plus récents et plus anciens.
Lorsque les courriers arrivent, il est important de réaliser un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du bureau. Les courriers urgents sont à lire tout de suite, tandis par rapport aux autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est recommandé d’avoir un organiseur de bureau pour remiser les papiers importants qui demandent une marche ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, documents de facturation en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se perdre immédiatement des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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