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Un bureau rangé continuellement, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme mettre de coté sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le donne de recettes culinaires, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à gagner plusieurs papiers, des fournitures de bureau, … Cela ne signifie pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de bien disposer le tout dès que la tâche est terminée. Mais pour cela, il faut se retrouver dans quelques étapes dans un premier temps pour bien que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet inefficace de garder des dossiers qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à parler à part ).
L’acte d’arrivée sur terre démontre légalement l’état civil d’une personne. c’est la raison pour laquelle une copie complète ou un extrait de cet acte sont sollicités pour de nombreuses démarches officielles comme une célébration, un divorce ou bien encore une demande ou un renouvellement de papiers d’identité. A qui doit-on s’adresser pour demander un levé d’acte de naissance ? Quelles sont les démarches pour l’obtenir ? L’acte d’arrivée sur terre est un document réponse écrite officiel dont la forme et le contenu sont définis par la loi et qui prouve la naissance d’une personne. Il est signé par un officier de l’état civil qui certifie sa légalité. Toute naissance doit en effet être déclarée dans les trois jours après l’accouchement auprès du représentant de l’état civil de la ville du lieu d’arrivée sur terre.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est de détenir copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos papiers papiers, c’est tout de même plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer l’ensemble des papiers que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se concentrent sur les documents dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur la taille personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : pourtant, il s’agit d’un point concret pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le étendue de papiers à stocker diminue d’année en année !
il est important de entretenir ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date limite d’utilisation. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de stocker certains papiers tels des factures et des déclarations en tout type. Voici un bilan des durées pendant lesquelles il est recommandé de préserver les différents types de papiers : 365 jours : les documents de facturation de téléphone, du web ou de déménagement, ou encore les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de sécurité sociale et mutuelle, ainsi que les papiers de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les factures des eaux et d’électricité, les quittances de annuités et de charges locatives, les factures de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de paiement, les crédits immobiliers, les contrats d’assurance vie après la date de décès…
La première chose que tu peux s’orienter pour assurer au mieux tes papiers, c’est limiter les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les mails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les documents pratiques voire indispensables, tu es en mesure de choisir leur version numérique. Quand tu reçois tes factures, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à prendre soin. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour downloader le document dans le bon dossier, je pense ça plus facile et rapide que de mettre en place des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au digital quand c’est possible. S’il y a des dossiers dont tu as besoin fréquemment, pense à en conserver une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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